В современной бухгалтерии ценится время и эффективность

Всем известно выражение «Время – деньги». Никто не будет спорить с тем, что бешеный ритм современной жизни заставляет ценить его вдвойне. Именно поэтому люди стали тщательно выбирать, на что именно тратить драгоценные часы и минуты каждых суток. При этом в бухгалтерии многие операции по-прежнему осуществляются вручную, на что уходит много ресурсов. Для руководителей компаний это одновременно означает проблемы с получением обзора финансового состояния фирмы. Однако в последнее время наметилась тенденция к цифровизации и автоматизации бухгалтерского учета, и не последнюю роль в этом процессе играет банковский сектор.

«На сегодняшний день мы являемся движущей силой этого тренда, и все крупнейшие универсальные банки страны предлагают услуги по интеграции банковских систем с бухгалтерским программным обеспечением, используемым компаниями. Это дает возможность, к примеру, очень удобно отправлять платежи прямо из бухгалтерской программы в банк. Точно так же напрямую в нее могут попадать выписки с банковского счета», – рассказывает руководитель департамента повседневного банковского обслуживания корпоративных клиентов Coop Pank Эрье Меттас.

По ее словам, реальная жизнь показала, что экспорт файла с данными о заработной плате из бухгалтерской программы и его загрузка в интернет-банк может занять до 10 минут. Так как ручная обработка файлов на предприятиях по-прежнему широко распространена, то автоматизация данного процесса может сэкономить за год целый месяц рабочего времени бухгалтера.

При этом у работников уходит достаточно много времени и на перепечатку счетов. «Принцип автоматизации заключается в том, чтобы минимализировать ручной труд везде, где это возможно. Вам останется лишь трактовать информацию, которая действительно будет обладать ценностью», – говорит проектный менеджер Klaar.me Мари-Лийс Кикас.

Мари-Лийс лично убедилась в том, что при автоматизации процесса выставления и обработки счетов у бухгалтера будет в два раза меньше работы. Опыт показывает, что если раньше для этой работы было нужно несколько человек, то теперь будет достаточно и одного сотрудника на полставки, который будет заниматься подтверждением счетов.

Приведение в порядок системы счетов всегда является приоритетом

В первую очередь стоит задуматься об автоматизации и цифровизации основных процессов, т.е. купли-продажи и движения денежных средств. Для этого банковские системы должны быть подключены к бухгалтерским, а счета – обрабатываться автоматически. Например, система может самостоятельно выставлять типовые счета вместо того, чтобы это делал кто-то из сотрудников.

Существенно повышает эффективность и цифровизация процесса обработки связанных с покупкой товаров и услуг счетов. Если до этого счета выставлялись в формате PDF, то сейчас необходимо все больше внедрять их полностью электронные версии, при которых обработка данных происходит автоматически.

В данный момент в Эстонии интеграцию банковских и бухгалтерских систем использует примерно 20% фирм, а вот электронные счета – всего 6-7% компаний. В Финляндии соответствующий показатель достигает 70%, поскольку крупные предприятия сообщили своим поставщикам, что при выставлении обычного счета в формате PDF им будут платить меньше.

В Эстонии с 2019 года государственным структурам можно выставить только электронный счет. Госпожа Меттас считает, что теперь об этом мог бы задуматься и частный сектор. В то же время государство должно предложить предпринимателям поддержку, которая гарантирует плавный переход на новый формат счетов и сделает данную услугу доступной для всех желающих.

Цифровизация ускоряет процессы

«В современном мире мы все хотим как можно быстрее принимать решения, касающиеся нашего бизнеса. В идеале информация для этого должна поступать в режиме реального времени», – поясняет Мари-Лийс Кикас. Она добавляет, что если информация о финансовом состоянии компании будет поступать к руководству только в районе 20 числа следующего месяца, то это будет слишком поздно.

Если глава компании понимает, что он не получает достаточно информации от своей бухгалтерии, чтобы иметь полный обзор того, в каком состоянии находятся финансы фирмы, то, по словам Мари-Лийс, необходимо проанализировать процессы и определить, где есть пространство для улучшения ситуации.

«Я рекомендую пообщаться с банком и той компанией, чье программное обеспечение вы используете. Этого будет достаточно для получения первоначальных сведений и идей без проведения дорогостоящего аудита и найма консультанта», – подытоживает госпожа Меттас. Если же появится желание провести широкомасштабную цифровизацию компании, то в Эстонии есть фирмы, которые на этом специализируются и будут рады помочь.

Эрье Меттас подчеркивает, что для предпринимателей автоматизация бухгалтерии является важным шагом, поскольку кризисы последних лет показали, что лучше всего с ними справляются те компании, которые сделали бизнес-процессы максимально эффективными. Это хорошая возможность и для тех фирм, дела у которых сейчас идут не лучшим образом. Автоматизация ведения бухгалтерии поможет им сэкономить расходы и тем самым приблизить лучшие времена.

Руководитель департамента повседневного банковского обслуживания корпоративных клиентов Coop Pank призывает всех бизнесменов более активно пользоваться возможностью интеграции банковских систем и бухгалтерских программ, так как это позволяет предприятию экономить два самых важных ресурса – время и деньги. Цифровизация окажет положительное влияние и на движение информации, а вклад всех сотрудников в общее дело компании окажется еще более значительным.