Kaasaegne raamatupidamine väärtustab aega ja efektiivsust

Kuna aeg on raha ja inimesed väärtustavad täna oma aega, siis ei taheta enam teha mõttetuid liigutusi. Raamatupidamises on aga endiselt näha palju käsitööd, mis kulutab palju aega ning tähendab ettevõtete juhtidele kehvemat ülevaadet äri finantsseisust. Kuid tänased trendid raamatupidamises on just suurema digitaliseerimise ja automatiseerimise poole, kus oluline roll on ka pangandussektoril.

„Täna on pangandussektor olnud väga tugev eestvedaja ning kõik suuremad universaalpangad Eestis on ära teinud liidestused raamatupidamistarkvaradega. Seega on võimalik väga mugavalt saata makseid raamatupidamisprogrammist panka ja samamoodi panga väljavõtteid otse raamatupidamistarkvarasse,“ räägib Coop Panga ärikliendi igapäevapanganduse äriliini juht Erje Mettas.

Tema sõnul on reaalne elu näidanud, et ühe palgafaili eksportimine raamatupidamistarkvarast ja importimine internetipanka võib võtta lausa 10 minutit. Kuna failide käsitsi liigutamisi on ettevõtetes palju, võivad mõned firmad otseliidestuste kasutamise ja automatiseerimisega võita aastas terve kuu raamatupidaja tööajast.

Selle kõrval läheb töötajatel meeletult aega ka näiteks ostuarvete ümbertrükkimise peale. „Automatiseerimise põhivõti ongi see, et kogu manuaalne töö jääb olemata. Sa tegeled ainult selle info tõlgendamisega, mis päriselt loob väärtust,“ räägib Klaar.me projektijuht Mari-Liis Kikas.

Kikas on ise näinud, kuidas ettevõtte raamatupidajal on tänu müügiarvete protsessi automatiseerimisele poole päeva võrra vähem tööd. Samuti on ta näinud ka seda, et kui varasemalt oli igapäevaselt vaja lausa mitut eraldi inimest, kes ostuarveid käsitsi sisse kannaksid, siis nüüd piisab selleks poole kohaga töötajast, kes tegeleb nende arvete kinnitamisega.

Arvete süsteemi kordategemine on kõige prioriteetsem

Esmajoones tuleks mõelda põhiprotsesside ehk müügi, ostu, raha digitaliseerimise ja automatiseerimise peale. Selleks peaksid olema pangad liidestatud, ostuarved liikuma digitaalselt ja müügiarveid tuleks teha võimalikult automaatselt. Nii saab tarkvara ise väljastada korduvaid müügiarveid, selle asemel, et keegi täpselt samade arvete igakuiseks saatmiseks nuppe peaks vajutama.

Suurima digiteerimisväärtusega on ostuarvete protsess, kus seni on toimunud liikumine elektrooniliselt saadetavate PDF arvete suunas, aga nüüd oleks vaja liikuda rohkem e-arvete poole, kus ajakulu sisuliselt polegi, sest kogu andmete töötlus toimub sekundiga.

Täna kasutab Eestis pangaliidestusi vaid umbes 20% ettevõtetest, e-arvete osa kõigist arvetest on aga vaid 6-7%. Soomes on e-arvete osakaal lausa 70%, kuna suuremad ettevõtted on pannud tarnijad fakti ette, et tavalise PDF arve väljastamisel makstakse neile vähem.

Eestis on juba alates 2019. aastast võimalik riigile esitada üksnes e-arveid. Nüüd võiksid ettevõtjad sarnase sammu peale mõelda, toob Mettas välja. Samal ajal peaks riik pakkuma ettevõtjatele tuge ja kogemusi, kuidas seda oleks võimalik mugavalt teha ning et see teenus oleks kõikidele ettevõtetele kättesaadav ja taskukohane.

Digitaliseerimine kiirendab protsesse

„Me kõik tahame tänases maailmas teha võimalikult kiiresti oma äriotsuseid. Meil on vaja infot võimalikult kiiresti, ideaalses maailmas reaalajas,“ sõnab Kikas. Ta lisab, et kui info ettevõtte rahaasjadest jõuab juhtideni alles järgmise kuu 20. päeva paiku, siis on see juba hilja.

Kui ärijuht tunneb, et ta ei saa piisavalt infot oma raamatupidamisest või finantsaruandlusest, et saada selget pilti ettevõtte käekäigust, siis tuleks Kikase sõnul protsessidesse sisse vaadata ja teha kindlaks, kus õnnestuks olukorda paremaks muuta.

„Mina soovitan, et suhtle oma panga ja raamatupidamistarkvara ettevõttega. Ma arvan, et sealt saab väga palju häid soovitusi, ilma, et peaks protsesside automatiseerimiseks kohe tormama täisauditit või konsultanti võtma,“ lisab Mettas. Kui aga tekib soov digitaliseerimist suuremalt ette võtta, siis leidub Eestis väga häid ettevõtteid, kes aitavad kogu protsessi tükkideks võtta ja suurt pilti näha, lisab ta.

Mettas toonitab, et ettevõtjate jaoks on raamatupidamise digitaliseerimine oluline samm, kuna viimaste aastate kriisid on näidanud, et kõige paremini saavad hakkama just need, kes oma protsessid on üle vaadanud ja tagatoa korda teinud. See on hea võimalus ka nendele ettevõtetele, kelle äri kõige aktiivsemalt ei lähe, et täna oma tegevused ära automatiseerida ning seeläbi saavutada kokkuhoidu ja olla valmis paremateks aegadeks.

Coop Panga ärikliendi igapäevapanganduse äriliini juht julgustab aktiivsemalt kasutama pangaliidestusi, kuna need võimaldavad hoida kokku ettevõtte jaoks kõige väärtuslikemaid ressursse – aega ja raha. Selle juures paraneb ka info liikumine ning kõigi töötajate, sh juhtide panus muutub veelgi väärtuslikumaks.