Viis kõige olulisemat rakendust alustavale ettevõtjale

Ettevõtet alustades tasub kohe läbi mõelda rakendused, mis teevad juhtimise, raamatupidamise ja kliendisuhtluse tõhusaks. Kaasaegne tehnoloogia aitab tähtaegadest kinni pidada, aga ka puhata ja lõõgastuda. Viis kõige olulisemat valdkonda, mille jaoks alustav ettevõtja võiks tehnoloogia appi võtta, toob välja Coop Panga ärikliendi igapäevapanganduse juht Erje Mettas.

Kuigi professionaalsest raamatupidajast on palju abi, tuleks raamatupidamise põhitõed selgeks teha ka ettevõtte asutajal: kuidas koostada arveid, millal ja missuguseid deklaratsioone ning aruandeid riigile esitada, milliseid makse ja millal tasuda, kuidas palgata töötajaid ja arvestada töötasusid. Veel mõni aeg tagasi kasutasid paljud ettevõtted põhiliste majandusnäitajate, nagu käive ja kasum, arvutamisel Exceli tabeleid ja ettevõtete vaheline arveldamine tähendas hulgaliselt erinevaid dokumente. Tänaseks on raamatupidamine oluliselt lihtsamaks muutunud, sest korrektselt seadistatud tarkvara teeb paljud ülesanded ise ära.

Enamik turul pakutavaid raamatupidamistarkvarasid sisaldab kõiki raamatupidamiseks vajalikke funktsioone: finantsarvestus, müügi- ja ostuarved, e-arved, pank ja kassa, ladu, põhivara, kulukohad, projektid, valuutaarvestus. Lisaks palju muid võimalusi, mille vajalikkus sõltub ettevõtte suurusest ja tegevusvaldkonnast. Levinumad programmid on näiteks Merit Tarkvara, Directo, SimplBooks, SmartAccounts, Standard Books jpt.

Selleks, et muuta arvemajandus veelgi lihtsamaks, saab raamatupidamistarkvara integreerida tšekkide digiteerimise ja e-arvete tarkvaraga nagu CostPocket, Envoice, Telema või Finbite.

Video

Gateway ühendamine Merit Aktiva programmiga

Vaata videot

Eelarve koostamine võiks olla osa planeerimisprotsessist. Selleks, et eelarvestamine oleks mugav ja kiire ning säästaks tabelipõhiste eelarvete kokkupaneku kaosest, tasub kasutusele võtta spetsiaalne eelarvestamise programm. Eelistada tasub tänapäevast, turvalist ja usaldusväärset lahendust, mis on integreeritav kasutusel oleva majandustarkvaraga ning kasutatav igast asukohast ja seadmest. Selliseid programmid on laialt levinud, neist tuntumad on näiteks Veera ja PlanPro.

CRM ehk kliendisuhete haldamine on oluline klientide ja raamatupidamise vahelise suhtluse korraldamiseks. Lisaks annab kliendisuhete haldamise tarkvara ülevaate müügiprotsessidest, olles seega müügiosakonna jaoks väga hinnatud abimees.

CRM aitab saavutada müügiedu, koondades kõik müügiülesanded ühte kohta ja võimaldades saada müügiprotsessist igal ajahetkel täpne ülevaade. Automatiseeritud müügivihjed tagavad, et ükski järeltoiming ei jääks märkamata. CRM-i tulemuste ülevaade aitab reaalajas strateegiat täiustada, et langetada ka raskeid otsuseid enesekindlalt ning tuvastada, mis töötab ja mis mitte.

CRM tarkvara võimaldab pakkuda paremat klienditeenindust. Rakenduse abil saab jälgida kliendiinfot, hallata kliendisuhtlust ja olla müügiprotsessidega järjel. Eestist välja kasvanud ja ülemaailmselt tunnustatud CRM tarkvara Pipedrive on integreeritav teiste rakendustega, mida paljud ettevõtted kasutavad, näiteks Google Drive, Slack või Xero. See vähendab käsitsi tehtavaid ülesandeid ja võimaldab efektiivsemalt tulemusi saavutada. Rahvusvaheliste referentsidega CRM tarkvara pakub ka näiteks LiveAgent.

Tugevate paroolide kasutamine ja kaheastmeline tuvastamine tagavad turvalisuse ja aitavad vältida pettuseid. Tugeva parooli tunnus on aga keerukus. Paraku on mitmeid erinevaid ja keerulisi paroole pidevalt meeles hoida väga raske ning nende üles kirjutamine on suur turvarisk. Paroolide haldamise rakendused, nagu 1Password, KeePass, LastPass või Dashlane hoiustavad kasutaja paroole turvaliselt ja mugavalt. Meeles tuleb pidada vaid üks parool, mis tagab ligipääsu paroolihalduse rakendusele. Lisaks paroolide salvestamisele on paroolihalduritel palju kasulikke funktsioone, mis suurendavad nii digiturvalisust kui kasutusmugavust.

Hea kommunikatsioon on iga äritegemise alustala. Lisaks info jagamisele ja koostöö lihtsustamisele on kommunikatsioonil oluline roll töötajate heaolu tõstmisel. Digikanalite ja kaugtöö ajastul jääb võimalusi kolleegidega otse suhelda harvemaks ning kommunikatsiooniks tuleb kasutusele võtta digikanalid.

Kollektiivides, kus praktiseeritakse kaugtööd ja kodukontorit, toimub oluliselt rohkem suhtlust kirjalikes kanalites nagu e-kirjad või suhtlusäpid. Meeskonnaliikmed peavad õppima neis oma mõtteid selgelt ja tõhusalt väljendama. Suhtlusäpid tagavad operatiivse info liikumise ja annavad juhtidele võimaluse jagada sarnast kirjalikku infot korraga väga paljudele inimestele. Eesti ettevõtjate hulgas populaarsemad suhtlustarkvarad, mille abil reaalajas kolleegide või partneritega suhelda, faile jagada ja koostööd teha, on Slack ja Teams.